BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga,
Sebagai contoh, pada saat sebuah perusahaan dagang mengirimkan surat kepada perusahaan lain yang bermaksud untuk menawarkan produk yang dijual oleh perusahaan dagang tersebut. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari perusahaan dagang tersebut kepada perusahaan lain. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana pengertian, fungsi, bentuk, jenis jenis, dan bahasa surat yang baik dan benar. Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas mengenai pengertian, fungsi, bentuk, jenis jenis, dan bahasa surat.
B. Rumusan Masalah
1. Apa itu surat?
2. Apakah fungsi surat?
3. Apa sajakah jenis-jenis surat?
4. Bagaimanakah format penulisan surat?
5. Bagaimanakah bahasa dalam surat-menyurat?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui apa itu surat.
2. Untuk mengetahui fungsi surat.
3. Untuk mengetahui jenis-jenis surat.
4. Untuk mengetahui format penulisan surat.
5. Untuk mengetahui bahasa dalam surat-menyurat.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Surat
Menururt Warsanto (1997: 120) Surat adalah sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain dengan mempergunakan kertas berukuran tertentu.
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak itu disebut surat-menyurat atau korespondensi. Dengan kata lain, surat-menyurat itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis. (Caca Sudarsa, Farid Hadi, Atika Sya’rani, 1991: 3).
Menurut Sedarmayanti (2001: 162) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita.
Surat pada hakikatnya adalah suatu bentuk komunikasi tulis antara seseorang dan orang lain, antara seseorang dan instansi/lembaga/organisasi, atau antara suatu instansi/lembaga/organisasi dan instansi/lembaga/organisasi lain (Ermanto dan Emidar, 2016:259).
Sebagai sarana komunikasi tulis, surat setidak-tidaknya melibatkan dua pihak. Pihak pertama adalah pengirim surat dan pihak kedua adalah penerimaan surat. Melalui komunikasi tersebut, terkandung maksud agar si penerima surat memahami informasi yang disampaikan. Lebih dari itu, diharapkan pula pesan dan maksud dalam surat itu ditanggapi dan dipenuhi dengan baik. Reaksi yang dikehendaki adalah reaksi positif, yakni reaksi yang menguntungkan pihak si pembuat surat.
B. Fungsi Surat
1. Surat sebagai alat komunikasi
Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.
3. Alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak kemudian hari.
4. Alat untuk mengingat
Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan.
5. Bukti historis
Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.
6. Pedoman kerja
Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya.
Semi (1989:204) mengemukakan bahwa ada lima fungsi surat seperti berikut.
1. Surat sebagai pengganti diri atau sebagai “duta” organisasi atau jawaban, yang dipandang sebagai pencerminan watak, kepribadian, kebijaksanaan, dan kondisi intern suatu organisasi.
2. Surat sebagai bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai pegangan, misalnya surat-surat perjanjian dan surat kuasa.
3. Surat sebagai pedoman kerja, misalnya surat keputusan, intruksi, dan surat perjanjian kerja.
4. Surat sebagai sumber data, alat pengingat, atau berpikir, seperti surat resmi yang diarsipkan.
5. Surat sebagai bukti sejarah, misalnya surat-surat dalam arsip lama sebagai sumber untuk mengetahui perkembangan organisasi atau jawatan masa lampau.
Secara lebih khusus, dapat pula dijelaskan fungsi surat (surat resmi) Sudarsa dkk (1992:3) dan Pusat Pembinaan Pengembangan Bahasa (1994:48) menyatakan bahwa surat mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut.
1. Surat sebagai bukti nyata hitam di atas putih terutama surat-surat perjanjian.
2. Surat sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika dieprlukan.
3. Surat sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
4. Surat sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
5. Surat sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan pembacanya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
Jika dibandingkan dengan komunikasi lisan, surat memiliki kelebihan. Kelebihan surat adalah seperti berikut.
1. Surat dapat mengurangi kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena penulis dapat penulis dapat menyampaikan maksud dengan sejelas-jelasnya.
2. Pembaca surat dapat membacanya secara berulang-ulang apabila dianggap beum mengetahui betul isinya.
3. Biaya surat-menyurat yang digunakan relatif lebih murah jika dibandingkan dengan biaya telepon atau telegraf.
C. Jenis Surat
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), jenis surat diklasifikasikan berdasar-kan tujuannya, sifat isinya, bentuknya prosedurnya, jangkauannnya, nilai isinya, jumlah penerimaanya, keamanannya, kegunaannya, dan cara pengirimannya (lihat Semi, 1989: 204-206). Jenis surat itu dikemukakan sebagai berikut.
1. Berdasarkan Tujuannya
a. Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam suatu lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi.
b. Surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi atau pihak yang lebih tinggi kepada instansi atau pihak yang berada dibawahnya agar melakukan sesuatu.
c. Surat permohonan
d. Surat laporan adalah surat yang berisikan laporan kerja yaitu untuk memberitahukan kepada pihak lain.
e. Surat susulan merupakan surat penegasan dari pada surat yang pertama atau ada suatu perubahan didalam surat tersebut.
f. Surat teguran (peringatan) adalah surat yang bermaksud mengingatkan kesalahan karyawan/pegawai pada suatu kantor atau instansi pemerintah.
g. Surat panggilan adalah surat yang berisikan suatu bentuk panggilan kepada seseorang baik secara pribadi maupun ikatan dinas.
h. Surat keputusan adalah surat yang berisi keputusan dan atas dasar pertimbangan yang dipergunakan untuk pengambilan keputusan.
i. Surat kuasa
j. Surat pengantar
k. Surat pesanan
2. Berdasarkan Sifat Isinya
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat-menyurat pribadi itu timbul dalam pergaulan hidup sehari-hari dan terjadi dalam komunikasi antara anak dan orang tua, antar kerabat, antarsejawat, dan antarteman. Untuk surat pribadi dapat digunakan kartu pos, warkat pos atau surat bersampul.
b. Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat komunikasi kednasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari nstansi kepada perseorangan atau sebaliknya.
c. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa (misalnya perusahaan angkutan, perusahaan bangunan, perusahaan asuransi, dan perbankan). Yang tergolong jenis ke dalam jenis ini juga adalah koperasi dan perusahaan negara.
Dalam dunia usaha dikenal bermacam-macam surat niaga, misalnya surat penawaran, surat pesanan, surat pembayaran, surat penagihan, surat pengiriman barang, surat pengaduan, dan surat proporsi penjualan. Surat niaga memegang peranan penting dalam dunia usaha karena sebagian besar hubungan dengan pihak luar dilakukan melalui surat-menyurat. Oleh karena itu, surat niaga harus disusun dengan sebaik-baiknya, jelas dan menarik, serta perlu dikelola secara profesional oleh pegawai yang mempunyai keahlian dalam bidang surat-menyurat.
3. Berdasarkan Bentuknya
a. Surat biasa
b. Memo dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Surat ini berguna untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antara pejabat kantor.
c. Telegram adalah tanda berita yang tercetak dari jarak jauh dengan bantuan pesawat telegram dalam waktu tertentu dan pesan yang relatif singkat.
d. Wesel
4. Berdasarkan Prosedurnya
a. Surat Masuk
b. Surat Keluar
5. Berdasarkan Jangkauannya
a. Surat Intern adalah surat yang berasal dari dalam kantor/instansi itu sendiri yang ditujukan kepada bidang yang bersangkutan.
b. Surat ekstern adalah surat yang berasal dari luar kantor/perusahaan, misalnya surat yang masuk melalui pos.
6. Berdasarkan Isinya
a. Surat Rutin
b. Surat Nonrutin
7. Berdasarkan Jumlah Penerimaannya
a. Surat Biasa adalah surat yang ditujukan kepada satu orang atau satu petugas lembaga.
b. Surat Edaran adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau banyak lembaga, bahkan dapat ditujukan kepada khalayak masyarakat.
c. Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada sekelompok orang atau sejumlah lembaga yang namanya sulit ditulis satu persatu.
8. Berdasarkan Keamanan Isinya
a. Surat Sangat Rahasia adalah surat yang karena isi dan alamat yang dituju, kerahasiannya harus dijaga ekstra ketat, jangan sampai ada orang lain mengetahuinya.
b. Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak dimaksudkan untuk diketahui oleh orang-orang diluar pihak-pihak yang saling berkontak surat / pihak-pihak yang berkepentingan.
c. Surat Biasa adalah surat yang dari segi isinya tidak menyangkut hal yang perlu dirahasiakan, hanya berisi hal-hal yang biasa.
9. Berdasarkan Kegunaannya
a. Konsep
b. Tembusan (tindisan)
c. Petikan
d. Turunan (salinan)
e. Lampiran
10. Berdasarkan Cara Pengirimannya
a. Surat Dibawa Sendiri
b. Surat Dikirim dengan Kurir
c. Surat Dikirim dengan Pos
D. Format atau Bentuk Surat
Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah pola surat menurut susunan letak bagian-bagian surat. Setiap bagian surat itu sangat penting peranannya sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat.
Menurut pola umum dalam surat-menyurat dikenal enam macam bentuk surat, yaitu (1) bentuk lurus penuh (full block style), (2) bentuk lurus (block style), (3) bentuk setengah lurus (semi block style), (4) bentuk bertekuk (indented style), (5) bentuk resmi Indonesia lama, dan (6) bentuk resmi Indonesia baru.
Pemilihan atau pemakaian bentuk surat berbeda-beda pada setiap organisasi atau instansi. Hal ini bergantung pada ketentuan yang berlaku pada organisasi atau instansi tersebut. Namun, sekarang ada pola yang dianjurkan pemakiannya, yaitu bentuk resmi Indonesia.
Dalam pemilihan bentuk atau format surat perlu diperhatikan keterpaduan tiga faktor yaitu kemudahan, kehematan, dan keserasian (Sudarso, ddk. 1992:7). Faktor pertama, yaitu faktor kemudahan yang mencakup penulisan bagian-bagian surat yang berbentuk lurus sehingga lebih mudah dan lebih cepat penulisannya dibandingkan dengan bentuk lekuk. Hal ini dapat dipahami karena pada bentuk lurus setiap pergantian baris tidak perlu menggeser pias kiri. Penggeseran pias kiri dapat mengganggu kelancaran pengetikan, sedangkan pada bentuk lekuk, pengetik memerlukan banyak waktu untuk menggeser pias kiri. Demikian juga halnya dengan penulisan alamat di sebelah kiri. Hal ini selain lebih mudah karena dimulai dari pias kiri yang lurus, juga memiliki posisi yang lebih leluasa ke bagian alamat (yang tidak layak) tidak terjadi. Selain itu, kemudahan bagi pembaca atau penerima surat perlu diperhatikan.
Faktor kedua adalah faktor kehematan. Pada penulisan surat menurut bentuk lurus penuh, semua sebagian surat ditulis dari garis pias kiri. Pergantian baris yang terus menerus dapat memadati bagian surat sebelah kiri, sedangkan bagian surat sebelah kanan kelihtan kosong. Jadi, salah satu kelemahan bentuk lurus penuh adalah pemakaian halaman surat yang tidak efektif. Jika dilihat dari faktor kehematan, bentk lurus dan setengah lurus dianggap lebih hemat.
Faktor ketiga adalah faktor keserasian. Dalam halini susunan letak bagian-bagian surat dapat membuat bentuk surat itu tampak serasi dan kadang-kadang juga tidak tampak serasi. Oleh karena itu, kepandaian menyusun atau menata bagian-bagian surat sangat diperlukan. Ukuran kertas dan format surat yang memiliki pertimbangan yang tepat dapat menambah keserasian bentuk surat. Pemilihan format surat sangat menentukan keserasian bentuk surat. Hal yang perlu diperhatikan dalam format surat adalah ketentuan pias kanan dan pias kiri. Demikian juga, perlu diperhatikan ketentuan pias atas dan pias bawah.
Berdasarkan faktor-faktor yang disebutkan di atas, selanjutnya dikemukakan bentuk surat resmi Indonesia lama yang ditandai dengan ciri-ciri berikut.
1. Tanggal surat didahului oleh nama tempat.
2. Alamat ditulis di sebelah kanan di bawah tanggal surat.
3. Di atas tanda tangan ditulis jabatan serta instansi pengirim secara lengkap.
Sebagai perbandingan, berikut ini dikemukakan ciri-ciri bentuk surat Indonesia baru yang dianjurkan pemakaiannya saat ini.
1. Taggal surat ditulis tanpa nama tempat.
2. Alamat ditulis seblah kiri.
3. Di atas tanda tangan hanya ditulis salam penutup.
4. Jabatan ditulis secara singkat di bawah nama terang.
E. Bahasa dalam Surat-Menyurat
Pada dasaranya bahasa yang digunakan dalam surat harus jelas, lugas, dan komunikatif. Pengertian jelas dalam hal itu adalah jelas unsur-unsur subjek (S), predikat (P), objek (O), dan keterangan (K) sehingga bahasa surat terlihat memenuhi persyaratan kaidah bahasa. Lugas berarti bahwa bahasa yang digunakan tidak menimbulkan makna ganda. Bentuk dan pilihan kata dalam susunan kalimat mempunyai makna yang sama persis seperti apa yang diinginkan penulis pemakaian kata yang berulang hendaknya dihindarkan. Oleh sebab itu, bahasa surat harus langsung kepada persoalannya. Selain itu, bahasa surat pun harus ekonomis selama tidak merusak kaidah ejaan, tata bahasa atau pilihan kata dan komposisi.
Adapun yang dimaksudkan komunikatif adalah menyatukan pokok pikiran pembaca surat dengan penulis surat. Komunikatif dapat ditentukan oleh kelogisan dan kesisteman. Kelogisan itu ditentkan oleh hubungan antarbagian, kaliamat, alinea, atau paragraf yang memperlihatkan adanya hubungan pikiran pembaca dan penulis surat. Adapun yang dimaksud dengan bersistem adalah runtutnya pokok pikiran yang dimaksudkan dalam surat. Runtutnya pokok pikiran dalam surat dapat ditentukan oleh pembentukan kata dan ketepatan menggunakan ungkapan suatu kalimat yang sekaligus merupakan komponen-komponen kalimat dan paragraf. Akan tetapi, kenyataannya pemakaian bahasa dalam surat-menyurat tidak semua memenuhi persyaratan kaidah kebahasaan seperti mestinya. Masih banyak dijumpai masalah bahasa dalam surat, terutama bahasa isi surat. Contoh masalah yang ditemui dalam surat-menyurat, antara lain masalah ejaan, pilihan dan bentuk kata, kalimat, dan paragraf.
1. Ejaan
Tidak sedikit kesalahan dalam isi surat yang disebabkan oleh kesalahan ejaan. Hampir setiap aspek ejaan dijumpai kesalahan pemakaiannya dalam surat-menyurat.
Misalnya:
a. Penulisan keikut sertaan à keikutsertaan
b.Penulisan antar perguruan tinggi à antarperguruan tinggi
c. Penulisan se Indonesia à se-Indonesia
d. Penulisan tim Almamaternya à tim almamaternya
e. Atas bantuannya à atas bantuan Bapak/Ibu
2. Bentuk dan Pemilihan Kata
Bentuk dan pemilihan kata memegang peranan penting dalam penulisan surat. Tidak sedikit surat yang tidak membawa informasi yang jelas karena pilihan dan bentuk kata yang salah. Berikut diberikan beberapa contoh.
a. Bersama surat ini kami kirimkan peralatan surat yang terdahulu.
b. Kami ingin mengajak lembaga saudara untuk berpartisipasi dalam mengejar ketinggalan dan keterbelakangan.
c. Adapun hal yang kami sebutkan di atas, adalah merupakan hal yang memerlukan tanggapan Bapak.
d. Sesuai dengan bunyi surat Bapak yang terdahulu, kami beritahukan bahwa....
3. Kalimat
Kalimat dalam surat hendaklah singkat, jelas, dan tegas, mengingat sebuah surat hanya terdapat suatu pokok pikiran. Kalimat yang terlalu banyak bunga-bunga kata yang tidak menguntungkan akan menjadikan kalimat itu berbelit-belit.
BAB III
PENUTUP
Dari pembahasan tentang surat-menyurat diperoleh kesimpulan sebagai berikut.
1. Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat.
2. Fungsi surat adalah sebagai sarana komunikasi; alat menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan; alat bukti tertulis; alat untuk mengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.
3. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), jenis surat diklasifikasikan berdasar-kan tujuannya, sifat isinya, bentuknya prosedurnya, jangkauannnya, nilai isinya, jumlah penerimaanya, keamanannya, kegunaannya, dan cara pengirimannya.
4. Menurut pola umum dalam surat-menyurat dikenal enam macam bentuk surat, yaitu (a) bentuk lurus penuh (full block style), (b) bentuk lurus (block style), (c) bentuk setengah lurus (semi block style), (d) bentuk bertekuk (indented style), (e) bentuk resmi Indonesia lama, dan (f) bentuk resmi Indonesia baru.
5. Bahasa dalam surat-menyurat harus ekonomis dan tidak merusak kaidah ejaan, tata bahasa atau pilihan kata dan komposisi.
DAFTAR PUSTAKA
Sudarsa, Caca dkk. 1991. Surat-Menyurat Dalam Bahasa Indonesia. Jakarta: Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Ermanto dan Emidar. 2016. Bahasa Indonesia: Pengembangan Kepribadian di Perguruan Tinggi. Padang: UNP Press.
http://rahmadkurnia1998.blogspot.com/2015/05/contoh-makalah-tentang-surat-menyurat.html (6 Mei 2016)
http://www.landasanteori.com/2015/07/pengertian-surat-fungsi-jenis-menurut.html (6 Mei 2016)
http://faisallatif506.blogspot.com/2014/12/makalah-surat-menyurat.html (6 Mei 2016)
